Documento que chega vira dado conferido no mesmo dia
Levantamos o ciclo inteiro — de onde vem o arquivo, quem confere, onde o número é lançado e para quem ele vai depois. Montamos o que falta com ferramentas no-code e com código próprio, plugamos nos sistemas que já existem na casa e seguimos cuidando do que sobe.
Cada documento tem um dono, um caminho e um lugar onde ele para
O levantamento não pergunta «qual sistema vocês usam». Pergunta onde o arquivo nasce, quem abre, quem confere, quem lança e o que acontece quando o número não fecha. Só depois disso a montagem começa.
| nº | passo | o que é olhado | o que fica pronto |
|---|---|---|---|
| 01 | Origem do arquivo | Anexo de e-mail, portal do fornecedor, foto no celular ou papel na recepção — cada origem pede um tratamento diferente. | Lista das origens, com volume por semana |
| 02 | Leitura do conteúdo | Número, data, valor e parte interessada saem do arquivo por regra fixa, e o que for ambíguo vai para revisão de gente. | Campos extraídos e taxa de revisão manual |
| 03 | Conferência de quem entende | O lançamento fica pendente até alguém confirmar. A automação prepara; a assinatura continua sendo de uma pessoa. | Tela de aprovação com histórico |
| 04 | Lançamento em um lugar só | O dado confirmado vai para o sistema de gestão e para a base de consulta no mesmo movimento, sem cópia paralela. | Registro gravado nos dois destinos |
| 05 | Arquivo com nome previsível | O documento é renomeado e guardado por regra, de modo que dois anos depois alguém ache sem perguntar a ninguém. | Pasta organizada e regra escrita |
| 06 | Sobra que ninguém vê | O que não encaixa em regra nenhuma vira fila separada, com prazo e responsável, em vez de virar pasta esquecida. | Fila de exceções com prazo |
Onze etapas entre a primeira caixa de entrada e a base em uso
O trabalho anda em pedaços curtos. Cada pedaço termina com algo que a sua equipe consegue abrir, testar e recusar se não servir.
Inventário de documentos
Que papéis circulam, em que volume e por quantas mãos passam.
Amostra real
Cinquenta arquivos verdadeiros, com os casos torts incluídos.
Regras de leitura
O que é campo obrigatório, o que é opcional e o que vai para revisão.
Prova com a amostra
A leitura roda na amostra e o resultado é conferido linha a linha.
Tela de aprovação
Quem confirma, o que vê antes de confirmar e o que fica registrado.
Ligação com a gestão
O lançamento chega ao ERP pelo caminho que ele mesmo oferece.
Base de consulta
O mesmo dado fica pesquisável sem depender de abrir o sistema.
Regra de arquivo
Nome, pasta e prazo de guarda combinados por escrito.
Fila de exceções
O que ficou fora de regra ganha responsável e prazo.
Semana em paralelo
O jeito novo e o antigo rodam juntos até os totais coincidirem.
Entrega e manutenção
Roteiro escrito, acessos no seu nome e ajustes combinados por mês.
Três tamanhos de contrato
Um levantamento curto, uma montagem inteira ou a operação sustentada mês a mês.
$ o valor do contrato mensal cobre ajustes, novas origens e a fila de exceções acompanhada.
Levantamento do ciclo
R$ 560- +Inventário dos documentos em circulação
- +Amostra real analisada
- +Regras de leitura escritas
- +Estimativa de horas economizadas
Montagem completa
R$ 2.400- +Leitura automática com revisão humana
- +Tela de aprovação com histórico
- +Ligação com o sistema de gestão
- +Base de consulta e regra de arquivo
Operação sustentada
R$ 4.750- +Novas origens de documento por mês
- +Fila de exceções acompanhada
- +Assistente de resumo para contratos longos
- +Relatório mensal de volume
Quem parou de digitar nota duas vezes
Recortes de conversas com clientes, publicados com autorização.
Pediram cinquenta notas de verdade, com as tortas junto. Foi a primeira vez que alguém quis ver o caso ruim antes de vender.
O lançamento fica pendente até alguém confirmar. Era exatamente isso que faltava nas tentativas anteriores.
O arquivo agora tem nome previsível. Achei um contrato de 2023 em vinte segundos, sem ligar para ninguém.
A fila de exceções mostrou uma coisa chata: quatro fornecedores mandavam boleto fora do padrão havia anos.
O resumo de contrato longo vem como rascunho. Eu leio, corrijo e assino. Ninguém decide no meu lugar.
Rodou uma semana junto com a planilha. No dia em que os totais bateram, a planilha foi para o arquivo morto.
Atestado e ficha de admissão entram pelo celular e caem no lugar certo. Sumiu a pasta de papel da minha sala.
O que me convenceu foi a regra escrita. Se a oficina sumir amanhã, outra pessoa entende o que foi montado.
O que costumam perguntar na primeira conversa
Seis dúvidas que aparecem antes de qualquer proposta.
A leitura erra?
Erra, e a montagem parte desse fato. Campo ambíguo vai para revisão humana, e a taxa de revisão é medida na amostra antes de entrar no ar.
Precisa trocar o ERP?
Quase nunca. A maioria dos sistemas oferece alguma porta de entrada, e quando não oferece, montamos o caminho por importação combinada.
E os documentos antigos?
Podem entrar em lote, num passe separado. Costuma valer quando existe consulta frequente ao histórico.
Quem fica com os acessos?
Você. Contas, chaves e pastas são abertas no nome da empresa desde o primeiro dia, e a oficina entra como convidada.
Onde entra modelo de linguagem?
Em resumo de contrato longo, classificação de assunto e rascunho de resposta. Sempre com texto de origem à vista e aprovação de alguém.
Dá para começar pequeno?
É o que recomendamos: uma origem de documento, duas semanas, e a decisão de seguir tomada com número na mão.
arraste para o lado
Separe dez documentos de uma semana comum e mande para a gente
Devolvemos o que dá para ler por regra, o que precisa de gente e quanto tempo isso custa hoje.
Escreva para a oficina
Diga que documento passa mais vezes pela mão da sua equipe.
Juiz de Fora — MG
CEP 36010-450
Sábados, das 10h às 14h30
Domingos e feriados: fechado